Systém vnitřních zásad a povinnosti

Povinné osoby uvedené v § 2 odst. 1 písm. a) až d), h) a l) AML zákona tj. úvěrové a finanční instituce, hazardní sektor, realitní sektor, osoby poskytující služby pro právnické osoby nebo svěřenské fondy a osoby poskytující služby spojené s virtuálním aktivem mají uloženu povinnost v souladu s § 21 odst. 2 AML zákona vypracovat písemně systém vnitřních zásad, postupů a kontrolních opatření k naplnění povinností stanovených AML zákonem (dále jen „SVZ“). K vypracování SVZ musí dojít ve lhůtě do 60 dnů ode dne, kdy se stala povinnou osobou, na základě hodnocení rizik podle § 21a AML zákona a v rozsahu, ve kterém provádí činnosti podléhající působnosti AML zákona. SVZ musí být vypracován v českém jazyce.

Výjimka z písemného vypracování SVZ je stanovena pro výše uvedené povinné osoby (vyjma úvěrových institucí) v § 21 odst. 3 a 4 AML zákona, pokud:

• povinná osoba nezaměstnává další osoby ani pro ni nejsou další osoby činné jinak než v základním pracovněprávním vztahu při výkonu činnosti, pro kterou je povinnou osobou,
• nebo povinná osoba tuto činnost vykonává smluvně pouze pro jednu jinou povinnou osobu za podmínky, že se řídí SVZ této jiné povinné osoby a její činnost je v takovém SVZ dostatečně popsána.

V souladu s § 54 odst. 2 AML zákona se povinnost písemného vypracování SVZ vztahuje také na povinné osoby podle § 2 odst. 2 písm. a) AML zákona, tj. zahraniční právnickou nebo fyzickou osobu uvedenou v § 2 odst. 1, která na území ČR působí prostřednictvím své pobočky nebo provozovny, pokud vykonává výše uvedené činnosti. Podle § 21 odst. 9 AML zákona však zahraniční úvěrová nebo finanční instituce, která na území České republiky působí prostřednictvím své pobočky nebo provozovny, nemusí pro jejich činnost vypracovat zvláštní systém vnitřních zásad, pokud je jejich činnost upravena obdobným vnitřním předpisem této zahraniční úvěrové nebo finanční instituce a tento vnitřní předpis splňuje požadavky alespoň rovnocenné požadavkům tohoto AML zákona. Pravidla týkající se oznamování SVZ se na tento vnitřní předpis použijí obdobně.

Součástí písemného SVZ je i písemné hodnocení rizik podle § 21a odst. 2 AML zákona. SVZ včetně hodnocení rizik schvaluje statutární orgán povinné osoby. Povinná osoba SVZ průběžně aktualizuje.

Povinnost oznámit znění písemného SVZ Finančnímu analytickému úřadu (dále jen „FAÚ“)mají podle § 21 odst. 8 AML zákona: 

• úvěrové instituce, 
• platební instituce (velkého rozsahu), 
• instituce elektronických peněz (velkého rozsahu), 
• právnické osoby, které spravují majetek způsobem srovnatelným s obhospodařováním investičního fondu
• finanční instituce uvedené v § 2 odst. 1 písm. b) bod 11 AML zákona (osoba neuvedená v bodech 1 až 10, oprávněná k provádění nebo zprostředkování poštovních služeb, jejichž účelem je dodání poukázané peněžní částky)
• povinná osoba uvedená v § 2 odst. 1 písm. c) AML zákona (provozovatel hazardní hry) 
• a nově od 1. 5. 2024 se tato povinnost vztahuje také na osoby poskytující služby spojené s virtuálním aktivem

Povinnost oznámit znění písemného SVZ České národní bance (ČNB) se vztahuje na povinné osoby podle § 2 odst. 1 písm. b) bodů 1 až 4 AML zákona, s výjimkou investičního zprostředkovatele a právnické osoby, která spravuje majetek způsobem srovnatelným s obhospodařováním investičního fondu.

Oznámení vnitřního předpisu a oznámení o jeho změnách se nově od 1. 5. 2024 vztahuje také na zahraniční úvěrové nebo finanční instituce, které na území České republiky působí prostřednictvím své pobočky nebo provozovny, a jejich činnost je upravena obdobným vnitřním předpisem (jako je SVZ) této zahraniční úvěrové nebo finanční instituce v souladu s § 21 odst. 9 AML zákona.

Lhůta k oznámení znění písemného SVZ  je stanovena na 60 dnů ode dne, kdy se subjekt stal povinnou osobou. Oznámení o změnách v SVZ a jeho nové znění s vyznačenými změnami doručí povinná osoba FAÚ resp. ČNB do 30 dnů ode dne jejich přijetí. 

U nově zavedené povinnosti oznámit FAÚ písemné znění SVZ osobou poskytující služby spojené s virtuálním aktivem je stanoveno přechodné období, a to povinnost oznámit znění SVZ do 30 dnů ode dne nabytí účinnosti zákona č. 107/2024, kterým se mění zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, pokud byla přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona povinnou osobou a tento stav trvá, pokud jej neoznámila přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona. Povinnost je třeba splnit do 30. 5. 2024.

Způsob oznamování písemného znění SVZ  nebo změn v SVZ

Způsoby, kterými může povinná osoba oznámit FAÚ písemné znění SVZ, případně změny v SVZ, jsou čtyři, a to:

1. Moneywebem
2. Datovou schránkou povinné osoby
3. Emailem – pouze za předpokladu, že bude obsahovat uznávaný elektronický podpis oprávněné osoby, tj. zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis podle § 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů.
4. Poštou – pouze za předpokladu, že písemnost bude obsahovat originál podpisu oprávněné osoby.

V této souvislosti upozorňujeme na nežádoucí praxi, kdy je písemné SVZ zasláno emailem bez elektronického podpisu. V takovém případě se nejedná o podání ve smyslu správního řádu, což v důsledku znamená nesplnění povinnosti stanovené v § 21 odst. 8  AML zákona.

Oznámení písemného SVZ nebo oznámení o změnách SVZ  včetně nového znění SVZ musí mít náležitosti podání dle správního řádu. Za tímto účelem povinná osoba v průvodním dopise uvede informaci o typu povinné osoby, název nebo obchodní firmu, identifikační číslo, adresu sídla, datum schválení SVZ a informaci kým byl SVZ schválen.

Systém vnitřních zásad a kontrola nedostatků 

V souvislosti s novelou AML zákona (provedenou zákonem č. 107/2024 Sb.) s účinností od 1. 5. 2024 dochází ke změně postupů FAÚ při zjišťování případných nedostatků doručovaných SVZ. Došlo ke zrušení dosavadně platného pravidla (v § 21 odst. 10 AML zákona), že FAÚ nebo ČNB vyhodnotí zákonné náležitosti SVZ doručeného povinnou osobou dle § 21 odst. 8 AML zákona a stanoví termín k odstranění zjištěných nedostatků, přičemž povinná osoba podá písemnou informaci o způsobu odstranění těchto nedostatků. 

Nově již FAÚ nebude vyhodnocovat zákonné náležitosti všech povinně oznamovaných SVZ, ale bude v rámci své dozorové činnosti uplatňovat rizikově orientovaný přístup za účelem kontroly nedostatků SVZ, ať již u SVZ povinně oznámených FAÚ či SVZ vyžádaných od povinných osob, u nichž není stanovena povinnost k oznámení.  Kontroly SVZ budou prováděny v režimu zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád). Při zjištění nedostatků v SVZ může být aplikován institut nápravných opatření, který je nově zakotven v § 35 odst. 13 AML zákona s následnou přestupkovou odpovědností povinné osoby, která je nově stanovena v § 47a AML zákona Nesplnění opatření k nápravě. 

Vzorový systém vnitřních zásad

Finanční analytický úřad zveřejňuje vzor systému vnitřních zásad,  který je určen pro povinné osoby, kterým vzniká zákonná povinnost vypracovat SVZ podle § 21 AML zákona. FAÚ publikuje tento vzor pouze jako návod pro povinné osoby a není tedy a ani nemůže být závazným vzorem SVZ vypracovaným podle § 21 AML zákona. Využití tohoto vzoru nezbavuje povinnou osobu povinnosti přizpůsobit svůj SVZ konkrétním podmínkám a typu konkrétně vykonávané činnosti, pro kterou je povinnou osobou.

Vzorový systém vnitřních zásad - platný od 29. 3. 2021 (PDF)

Vzorový systém vnitřních zásad - platný od 29. 3. 2021 (DOCX)

Vzorový systém vnitřních zásad + vyznačené změny k 29. 3.2021 (PDF)

Vysvětlivky pro publikovaný vzor systému vnitřních zásad (PDF)

Nejčastější nedostatky v SVZ

Povinná osoba dle § 2 odst. 1 písm. c) AML zákona (provozovatel hazardní hry)

Nejčastější nedostatky v SVZ u provozovatelů hazardních her k 12. 4. 2017 (PDF)